Σε περίπτωση απουσίας του αξιολογουμένου από την υπηρεσία (π.χ. λόγω άδειας), η επίδοση της έκθεσης αξιολόγησης μπορεί να πραγματοποιηθεί με κάθε πρόσφορο τρόπο, σύμφωνα με την παρ. 2 του άρθρου 19 του ν. 2690/1999, όπως ισχύει (Α΄ 45), όπως μέσω δικαστικού επιμελητή ή συστημένης επιστολής με απόδειξη παραλαβής κ.τ.λ., υπό την προϋπόθεση ότι διασφαλίζεται η αποδεδειγμένη γνωστοποίησή της και η ακριβής ημερομηνία παραλαβής.

Στις περιπτώσεις αυτές, δεν απαιτείται η χρήση του υποδείγματος αποδεικτικού επίδοσης της υπ’ αριθ. πρωτ. ΔΑΠΔΕΠ/Φ.5/111/οικ.15039/04.09.2026 (ΑΔΑ: ΨΛΥΗ46ΜΤΛ6-Ρ0Γ) εγκυκλίου της Υπηρεσίας μας. Στην εφαρμογή καταχωρίζεται το αντίστοιχο αποδεικτικό, όπως η έκθεση επίδοσης δικαστικού επιμελητή ή η υπογεγραμμένη απόδειξη παραλαβής συστημένης επιστολής, από το οποίο πρέπει να προκύπτουν η παραλαβή της έκθεσης αξιολόγησης και η ημερομηνία αυτής.