Η οικεία μονάδα προσωπικού εκτυπώνει την έκθεση αξιολόγησης και τη διαβιβάζει σε κλειστό φάκελο, μαζί με το έγγραφο γνωστοποίησης του δικαιώματος άσκησης ένστασης. Ο φάκελος φέρει σχετική ένδειξη ως προς το περιεχόμενό του. Σε χωριστό φάκελο εσωκλείονται τα αποδεικτικά επίδοσης.

Οι δύο φάκελοι αποστέλλονται με συστημένη αλληλογραφία στον Προϊστάμενο της περιφερειακής υπηρεσίας ή σε υπάλληλο που θα αναλάβει την επίδοση. Μετά την επίδοση, το ένα αποδεικτικό, υπογεγραμμένο από τον επιδίδοντα και τον παραλαβόντα, αποστέλλεται άμεσα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην οικεία μονάδα προσωπικού, προκειμένου να καταχωριστεί στην εφαρμογή. Ακολούθως, αποστέλλεται στην ίδια μονάδα και το πρωτότυπο αποδεικτικό για την τήρησή του στο φυσικό αρχείο.